Eisenhower Yöntemiyle Zaman Yönetimi
Hayat su gibi akıp giderken bildirim ve meşgale yağmurunda savruluyor “workaholic” veya “procrastinator” rollerine hapsolmuş bir şekilde dengeyi bulmakta zorlanıyoruz. Eisenhower matrisi gibi yöntemler hem verimliliği artırıp hem de dinlenmeye alan açarak planlı bir yaşam kurmamıza yardımcı olabilir. Peki siz zamanı yönetiyor musunuz, yoksa o mu sizi yönetiyor?
Hayat su gibi akıp giderken dengeli yaşam, modern çağ insanının ciddi bir sorunu hâline gelmiş durumda. İngilizcede kullanılan “workaholic” (çalışma bağımlısı) ve “procastrinator” (durmadan erteleyen) olmak artık sıkça görülen durumlar. Bu ifrat ve tefritin önüne geçmek için, bildirim ve meşgale yağmuruna tutulduğumuz günlerde itidal üzere kalabilmek için çaba sarf etmek gerekiyor. Peki, bu dengeyi sağlamak için hangi yöntemler etkili olabilir?
Günlük hayatı organize etmek için zamanı kategorilere ayırmak, yalnızca öğrenciler için değil, her yaştan insan için önerilen bir yöntem. Birçok yöntemde ise zamanı üç temel zaman kategorisi üzerinden ele almak öneriliyor:
- Çalışma/İş Vakti: İş hayatı veya öğrencilikte zorunlu olarak bulunması gereken dersler, toplantılar, seminerler ve çalışma oturumlarını kapsar.
- Günlük İşler: Ev alışverişi, temizlik, yemek hazırlama ve kişisel bakım gibi günlük meşgaleleri içerir.
- Boş Vakit: Kişiyi rahatlatan, stresini azaltan etkinlikler için ayrılan zaman dilimidir.
Zaman yönetiminde kilit nokta, bireyin kendini iyi tanıması ve en verimli olduğu zaman dilimlerini tespit etmesidir. Araştırmalar, bireylerin verimli saatlerinde odaklanmayı gerektiren işleri yapmalarının, üretkenliği de artırdığını göstermektedir. Kimileri sabah saatlerinde daha verimli olurken, kimilerinin üretkenliği gece saatlerinde zirveye ulaşabilir. Bu nedenle, çalışma seanslarını günün diğer meşgale ve dinlenme zamanlarına göre planlamak önemlidir. Ayrıca, programı rutin hâle getirmek alışkanlıkların oturmasına yardımcı olur.
Haftalık Program Oluşturmak
Birçok okul, üniversite ve iş yerinde önceden belirlenmiş programlar olsa da kişisel haftalık program oluşturmak, zamanı daha verimli kullanmak açısından faydalı olabilir. Haftalık programlar, ders veya iş dönemindeki “rutin” program ile sınav veya yoğun dönemlerdeki “esnek” program olarak ikiye ayrılabilir. Araştırmalar, haftalık plan yapan kişilerin stres düzeylerinin daha düşük ve başarılarının daha yüksek olduğunu ortaya koymaktadır. Özellikle sınav veya yoğun iş dönemlerinde, boş zamanların planlanması, günün spontane ve verimsiz geçmesini engelleyebilir.
Programı hazırlarken dijital takvimler veya klasik kağıt-kalem yöntemi kullanılabilir. Programın görsel olarak renklerle ayrılması, zihinsel olarak olumlu etki sağlayabilir. Öncelikle sabit programlar eklenmeli, ardından verimsiz olunan zaman dilimleri günlük işlerle doldurulmalı, en verimli saatler ise odak gerektiren çalışmalara ayrılmalıdır.
Zaman Planlaması Üzerine Bir Takvim Tutma Yöntemi
Zamanı planlarken farklı yöntemler olsa da takvim tutma yöntemi bunlardan öne çıkan yöntemlerden biridir. Bu yöntemde haftalık bir zaman çizelgesi boş olarak önünüze alınmalıdır. Planlama yapılırken farklı alanları açık ve ayırt edici renklerle işaretlemek, zihinsel olarak olumlu bir etki yaratmakta ve dikkatin toplanmasına katkı sağlamaktadır. İlk adım olarak, haftalık düzenli ve sabit faaliyetler (örneğin iş, toplantı, kurs, çocukların okul saatleri vb.) takvime yerleştirilmelidir.
Sonrasında, genellikle yorgunluk hissedilen ve zihinsel olarak verimliliğin düşük olduğu saat aralıkları belirlenmelidir. Bu zaman dilimleri, yemek hazırlığı, temizlik, alışveriş, ev işleri gibi daha az zihinsel çaba gerektiren gündelik işlerle değerlendirilebilir.
Zihinsel kapasitenin yüksek olduğu, dikkat ve motivasyonun arttığı saat aralıklarına ise daha fazla odaklanma gerektiren faaliyetler yerleştirilmelidir. Bu çalışmalar kişisel gelişim, mesleki okuma, proje üretimi, rapor yazımı ya da bireysel öğrenme gibi alanları kapsayabilir. Bazı kişiler bu zaman dilimlerini genel başlıklarla (“yoğun çalışma saati” gibi), bazıları ise daha detaylı şekilde (“sunum hazırlığı”, “vergi beyannamesi kontrolü” gibi) planlamayı tercih etmektedir. Hangi yöntemin daha verimli olduğu kişisel deneyimle belirlenebilir.
Geriye kalan zaman dilimleri ise sosyal etkileşim, dinlenme, yürüyüş, spor, kitap okuma, film izleme ya da yalnızca boş zaman olarak değerlendirilmek üzere planlanabilir.
Her bireyin haftalık programa tamamen sadık kalması mümkün olmayabilir. Ancak bu tür bir plan, referans noktası oluşturarak günlük ve haftalık zamanın daha verimli kullanılmasına önemli katkılar sağlayacaktır.
Yapılacaklar Listesi (To-Do)
Dağ gibi gözüken vazifelerimizi tek tek elemek ve motivasyon kazanmak için yapılması gereken şeylerin başında “yapılacaklar listesi” gelir. Bir iş başına oturduk, bir konu çalışacağız fakat nereden başlayacağımız hususunda herhangi bir fikrimiz yok. Bu durum birçoğumuz için tanıdıktır. Bu belirsizlik hâli, görevimizi ertelememize sebep olabilir. En kötü durumda ise bu ertelemenin ucu açıktır. Bu noktada yapılacaklar listesi oluştururken “Eisenhower” yöntemi kullanılabilir.
Eisenhower Yöntemi Nedir?
Bu yöntemde yapılacak işleri liste hâlinde sıralamak yerine, dört bölmeli bir tablo kullanılır. Tabloyu bir kare gibi düşünebiliriz: Sol kenar “önem derecesini”, alt kenar ise “aciliyet derecesini” gösterir. Bu şekilde görevleri dört gruba ayırmış oluruz:
- A: Acil ve önemli işler
- B: Önemli ama acil olmayan işler
- C: Acil ama çok da önemli olmayan işler
- D: Ne acil ne de önemli işler
Acil ve önemli işler hemen yapılması gereken öncelikli görevlerdir. Ancak sadece bu gruba odaklanmak, zamanla stres yaratabilir. Bu yüzden “acil olmayan ama önemli” olan işler grubunu da ihmal etmemek gerekir. Örneğin, sınav notları hazırlamak bu grubuna girer. Şu an acil değildir ama zamanı geldiğinde hazır bulunması gerekir.
Acil olup önemli olmayan işler, başkasına delege edilebilecek işlerdir. Hem acil olmayan hem de önemli olmayan işler ise genelde zaman kaybıdır ve zaman yetmiyorsa hiç yapılmayabilir.
Bu tabloyu her hafta belirli bir gün yenileyerek tekrar doldurmak faydalı olabilir. Böylece hangi işin ne kadar önemli olduğunu net bir şekilde görüp zamanımızı daha verimli kullanabiliriz.
Hayatı Organize Etmek İçin Bazı Tavsiyeler
- “İki Dakika Kuralı”: Tamamlanması iki dakikadan az sürecek işler, ertelenmeden yerine getirilmelidir. Bu tür kısa görevler genellikle basit oldukları gerekçesiyle ihmal edilmekte, ancak birikmeleri durumunda zaman yönetimini olumsuz etkilemektedir.
- Günlük planlamalar yapılırken ulaşım süreleri de hesaba katılmalıdır. Örneğin, iki saatlik bir boşlukta ev gibi uzak bir noktaya gidip dönmenin verimliliği sorgulanmalıdır.
- Çalışma sürecinde uzun süre hareketsiz kalmaktan kaçınılmalıdır. Mümkünse her saat başı kısa yürüyüşler (ev içinde de olsa) yapılması tavsiye edilmektedir. Yapılan araştırmalar, uzun süre oturmanın kalp-damar sağlığı üzerinde olumsuz etkiler yarattığını ortaya koymaktadır.
- Özellikle dikkat gerektiren iş ve ders oturumlarında dijital bildirimler kapatılmalıdır. Dikkat dağınıklığına neden olan en önemli unsurlardan biri, yoğunlaşma sırasında gelen mesajlar, aramalar ve uygulama bildirimleridir. Bu önlem, verimliliği artırmada etkili olacaktır.
Hızlı ve yoğun yaşam temposuna karşı direnmek yerine, dönemin zorlayıcı koşullarını lehine çevirmek daha sağlıklı bir yaklaşım olabilir. Bilgi çağının yoğun akışı içerisinde bireyin bilinçli hareket ederek zamanın kıymetini bilmesi, aynı zamanda sahip olduğu imkânlara şükretmesini de beraberinde getirecektir.
Bu çerçevede, âlemlere rahmet elçisinin (s.a.v.) şu veciz ifadesi hatırlatılabilir:
“İki nimet vardır ki insanların çoğu bu konuda aldanmıştır: Sıhhat ve boş vakit.” (Buhârî, Rikāk 1; ayrıca bk. Tirmizî, Zühd 1; İbn Mâce, Zühd 15)
